毎日パソコンを使っていると、写真や音楽、PDF、Excel、Wordなど様々なデータがどんどんハードディスクに溜まっていきます。昔に比べるとハードディスクの容量は格段に大きくなりましたが、データが増えるとPCの動きも遅くなり万一のトラブル、ハード障害に備えデータバックアップにも神経を使わなければなりません。また、最近はオフィスや自宅や外出先ののPC、スマートフォン、タブレットなどいろんな端末(デバイス)を使う機会が増え、すべてのデータをどのデバイスからでも閲覧・編集できる環境を作ることが非常に重要なテーマになってきました。

その決め手となるのが、クラウドストレージ(オンラインストレージ)サービスの活用です。最近はGoogleドライブ、Dropbox、OneDrive、iCloudをはじめたくさんの無料・有料サービスが提供されています。昔はインターネットの回線スピードも遅く、データのアップロードや同期に時間がかかりましたが、今はどこでもネットワーク環境がよくなり全くストレスを感じることなくクラウドストレージを利用できるようになりました。

クラウドストレージを活用するメリット
1.どのデバイスからでもアクセス可能
会社・自宅・出先のPC、スマートフォン、タブレットなどどの端末からでも保存したデータの照会・編集が可能となり、作業効率が大幅にUPする。
2.データバックアップ不要
リアルタイムにデータがクラウドストレージに保存されるので、バックアップの必要がありません。万一、ハードディスクが突然クラッシュしてもクラウドにデータが保存されているので心配ありません。また、PCを買い替えたときも同じID・PASSでログインするだけで使用でき、面倒なデータの引っ越し作業が一切不要となります。
3.データ共有が簡単
メールに添付してデータを送付しなくても、簡単に他の人とデータが共有できます。ファイル単位でもフォルダ単位でも共有設定するだけで共有でき、複数の人が同時進行で作業を進めることができます。

クラウドストレージを活用するポイント
1.すべてのデータをクラウドストレージに保存し、いつディスクがクラッシュしても問題のない環境を作ることです。
2.無料だからと言って、あまりたくさんのクラウドストレージを使うのはデータを探す手間がかかり(保存したことを忘れてしまう)効率が悪くなります。用途に応じて2~3つに絞りましょう。
3.あれこれ迷って面倒がらずに、まずは使ってみることです。徹底して使い続ければ、その絶大な効果を実感することができると思います。

お勧めのクラウドストレージサービス
Google ドライブ1.Googleドライブ https://drive.google.com/
 15GBまで無料(Gmailと合算)。PDF、Excel、Wordなどあらゆる形式のデータが保存可能。また、ExcelやWordをGoogle形式に変換することにより、より作業効率がUPします。(Google形式のデータは容量に加算されません)



Dropbox2.Dropbox 
https://www.dropbox.com/
2GBまで無料。Dropboxサイトよりソフトをインストールすると自動的に「Dropbox」フォルダが作られ通常のマイドキュメントと同じように利用できるので操作に違和感がありません。




Evernote3.Evernote https://evernote.com/
保存容量は無制限ですが、無料版は月間60MBまでのアップロード。テキスト、手書き、写真、音声などいろいろな入力方法があり備忘録としての利用に向いています。免許証や健康保険証、社員証、パスポートなどを写真にとって保存しておけば、いざという時に役立ちます。


組織(会社・チーム・サークルなど)で活用するのが効果的ですが、まずは自分で使いこなしてみましょう。明日からと言わず、今日からスタートしてみてください。新しい世界が拓けますよ。